TÉRMINOS DE REFERENCIA
I. ANTECEDENTES
El Instituto de Derecho y Economía Ambiental (IDEA) es una organización de la sociedad civil, apartidaria y sin fines de lucro que trabaja integrado al mundo promoviendo el estado de derecho ambiental y el desarrollo sostenible en Paraguay, empoderando a la ciudadanía a controlar el gobierno usando la ley e incentivando el pensamiento crítico. A partir del Principio 10 de la Declaración de Río, fuimos complementando y fortaleciendo nuestro foco inicial con una férrea defensa del derecho de acceso a la información, a la participación ciudadana y a la justicia, influyendo activamente en las políticas públicas de transparencia y gobernabilidad democrática en el Paraguay.
Es en este ámbito que estamos desarrollando un Proyecto para aumentar el compromiso y la eficacia del sector privado en la supervisión de la actuación del Gobierno de Paraguay en la lucha contra la corrupción y la impunidad. Este objetivo se logrará proporcionando asistencia técnica a las asociaciones empresariales para formar y liderar alianzas anticorrupción e implementar acciones colectivas destinadas a hacer frente a la impunidad imperante en el país, contribuyendo así a fortalecer la cultura de la legalidad en Paraguay.
En el marco de este Proyecto requerimos la contratación de un/a experimentado/a especialista en organización de eventos, para la realización de un Congreso Internacional de un día de duración, en la primera semana del mes de octubre de 2024, del cual se espera participen entre 200 y 300 personas.
II. OBJETIVO Y FUNCIONES DEL CONSULTOR
A. Objetivo General
Realizar un Congreso Internacional en Asunción.
B. Funciones
Planificar, organizar y realizar un Congreso Internacional que incluye la contratación de los proveedores de servicios necesarios que se citan a continuación:
| ACREDITACIÓN | DETALLE | CANTIDAD |
|---|---|---|
| Personal | Acreditadores. Turnos de 6 horas con viatico y logística. | 2 |
| Muebles de Acreditación | Mesada de 1,50mts x 1,00 con impresión gráfica. | 2 |
| Totem Digital | Totems de Bienvenida | 1 |
| Pulseras | Pulsera de acreditación, impresa con un logo | 250 |
| AMBIENTACION Y MOBILIARIO | DETALLE | CANTIDAD |
| Meeting points | Disposición de 5 juegos de livings, cada juego de livings estaría conformado para 6 pax 2 canteros con ligustros verdes complementarios | 3 |
| Totems | Propuesta de totems | 2 |
| Manteles | Manteles para mesas redondas | 20 |
| CATERING | DETALLE | CANTIDAD |
| Coffee Break permanente - 4 hs | Café permanente con chipitas y bombitas, agua mineral en dispenser, duración 4 horas | 200 personas |
| AUDITORIO | DETALLE | CANTIDAD |
| Escenario Auditorio | Tarima del salón 12,20 x 1,10, 0,70cm de alto. | 1 |
| Entelado del perímetro | Entelado fondo de escenario y técnica | 1 |
| TECNICA | DETALLE | CANTIDAD |
| WIFI | Servicio de wifi para staff y operadores, 30%0megas por día para ensayo y día del evento. No incluye WIFI para invitados. | 1 |
| Pantallas Auditorio | Pantallas LED P2.6 de 8x2,5 mts + Soporte + Procesador de video + Video servidor + Laptop para contenido | 1 |
| Circuito cerrado | Transmisión del contenido en pantallas en vivo | 1 |
| Cortina de luz / entelado | Cortina de luz para fondo de pantalla o laterales de ingreso | 40 |
| Iluminación Interior | Iluminación general de todos los sectores. Incluye Auditorio. | 1 |
| Sonido General | Sistemas de 4 JBL VRX con sub por lado + 6 VRX con trípode + 4 monitores de piso + 2 front fill + Consola Midas M32 + Micrófonos headset - shure + Inalámbricos de mano - Shure, para area auditorio y sponsor | 1 |
| COMUNICACIÓN | DETALLE | CANTIDAD |
| Cobertura | Cobertura total del evento. Audiovisuales. Fotos. Capsulas. Contenidos en redes. Subir videos a youtube, etc. | 1 |
| ENERGÍA | DETALLE | CANTIDAD |
| Distribución de energía | Materiales, transporte, caja con disyuntores, control de generadores y conexión en caso de re utilizar, colocación de zapatillas a mesas de trabajo personal | 1 |
| SEGURIDAD Y LIMPIEZA | DETALLE | CANTIDAD |
| Limpieza | Personal de limpieza | 1 |
| PERSONAL | DETALLE | CANTIDAD |
| Gestión y Managment | 1 | |
| Productor General | 1 | |
| Productor Técnico | 1 | |
| Asistentes Producción | 3 | |
| Coordinador de Catering | 1 | |
| Coordinador de Activaciones | 1 | |
| Coordinador Acreditaciones | 1 | |
| Asistentes de Carga/Descarga | 4 | |
| VARIOS PRODUCCIÓN | DETALLE | CANTIDAD |
| Handies | Para Comunicación del equipo. | 2 |
| Fletes producción | Fletes para traslado de materiales | 4 |
| APA | 1 |
III. PERFIL DEL/LA CONSULTOR/A
| Experiencia y conocimientos requeridos |
• Cinco años como mínimo trabajando en el ámbito de la organización de eventos corporativos (Consultor/a y proveedores) • Capacidad para planificación y organización. |
| Competencias |
• Proactividad • Integridad • Responsabilidad • Autocontrol • Resolución de problemas • Trabajo en equipo |
IV. TIEMPO DE DEDICACIÓN, PLAZO Y LUGAR DE EJECUCIÓN DE LA CONSULTORÍA
La consultoría tendrá un plazo de ejecución de 60 días.
Las actividades se desarrollarán en la ciudad de Asunción, República del Paraguay.
El/la Consultor/a realizará su trabajo de forma independiente. Se requerirá su participación en reuniones de planificación y coordinación con la Dirección del Proyecto y el Equipo Técnico, en las oficinas de IDEA, y en casos especiales, se requerirá traslados a visitas y reuniones fijados con antelación.
V. PROCEDIMIENTO DE PRESENTACION DE PROPUESTA
Para la presentación de su propuesta, debe enviar un correo electrónico con la documentación completa y ordenada que se detalla a continuación, dentro del plazo establecido para dicho fin:
- Hoja de vida en idioma español, del/la proponenteque debe incluir la experiencia, recomendaciones e información relativa que demuestren idoneidad para ejecutar la consultoría.
- Antecedentes y referencias de proveedores de bienes y servicios incluidos en la Consultoría.
- Documentación legal y fiscal necesaria al día, que le faculte para poder brindar servicios bajo la legislación paraguaya. (RUC)
- Adjuntar al menos 3 trabajos realizados verificables, mencionando la empresa que servirá como referencia profesional.
- Propuesta económica por los servicios brindados por la totalidad de la consultoría, Impuesto al Valor Agregado (IVA) exento. Monto debe ser desglosado por producto, según la descripción incluida en el Punto II y presentado en moneda nacional (guaraníes).
- Cualquier otra documentación que considere pertinente y relevante que sea tomada en cuenta.
La documentación indicada anteriormente debe ser enviada al correo electrónico organización.idea.py@gmail.com, con copia a marta.machain@idea.org.py, a más tardar el 25 de julio de 2024 a las 11:59 p.m.